Base de Conocimientos (KB)
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Lineamientos para la instalación, puesta en marcha y uso de nuestros sistemas

Solución

En este artículo agruparemos información de relevancia relacionada con el entorno informático sugerido que debe existir para la instalación adecuada de los sistemas, su configuración básica inicial y los pasos a seguir durante el uso de los mismos.

Tómese el tiempo necesario para leer con calma las sugerencias indicadas para reducir los inconvenientes que puede evitar al configurar adecuadamente su Windows, Red, Antivirus entre otros aspectos del entorno donde se ejecutarán nuestros sistemas.

Elección del equipo correcto para la instalación

Tomando en cuenta lo liviano de nuestro sistema, los requerimientos son mínimos y prácticamente cualquier equipo con cualquier Windows funcionará adecuadamente. Para grupos de trabajo de envergadura es ideal contar con una mejor infraestructura para compartir los datos, incluyendo un servidor y una red actualizada de alta velocidad.

Los requisitos mínimos puede visualizarlos en el siguiente artículo: Requerimientos mínimos.

Hacemos énfasis en dispositivos UPS para sus equipos con la finalidad de evitar problemas de corrupción, entre otros aspectos, relacionados con la pérdida de datos.

Redes

Si el sistema será utilizado en redes, sugerimos el uso de redes cableadas en vez de las inalámbricas, aunque estas no se descartan, las alámbricas no sufren de interrupciones momentáneas de comunicación por interferencias externas o mala configuración.

Mientras mayor sea el grupo de trabajo, los dispositivos de red deben permitir un mejor flujo de datos entre los equipos interconectados. Mínimo sugerimos redes con una velocidad de 100 Mbps.

Instalación

Los sistemas MicroTech se instalan por omisión en el disco C: dentro de una carpeta llamada MICROTECH. Sugerimos realizar instalaciones bajo este esquema y evitar el uso recursivo de sub carpetas, por ejemplo: C:\Sistemas\Gestion\Contables\MicroTech; en este ejemplo el usuario instaló el sistema dentro de la carpeta Contables, que está dentro de Gestión y está se encuentra dentro de Sistemas. Insistimos que aún cuando no representa un problema para el sistema la ubicación de su carpeta madre, si puede representar inconvenientes para los usuarios menos expertos, es por ello que lo ideal es instalar el sistema en la raíz de su disco de trabajo.

En entorno de redes, se sugiere crear particiones de disco exclusivas para los sistemas y permitir que estos se instalen en la raíz, de esa forma se mantiene la estructura de directorios original y se evitan errores al momento de futuras actualizaciones.

Después de instalado el sistema no lo mueva de su ubicación original. En algunas situaciones los técnicos requieren realizar cambios en la configuración del disco (por ejemplo) y simplemente mueven de ubicación la carpeta madre del sistema. Dependiendo de la configuración de Windows el sistema puede funcionar normalmente, pero en ciertos procesos como los de respaldo y actualización (entre otros), se pueden generar errores inesperados. Si se requieren realizan cambios de ubicación sugerimos enfáticamente desinstalar el sistema e instalarlo utilizando los instaladores que le correspondan. Más información sobre este procedimiento en el siguiente artículo: Reinstalar el sistema.

Seguridad de acceso

Una vez instalado el sistema por primera vez, se permite el acceso a todas las opciones que lo conforman, bien sea opciones básicas relacionadas con los datos, mantenimiento o procesos sobre la información. Además tiene la posibilidad de incluir, modificar o eliminar cualquier información dentro del sistema, por ejemplo: empresas, clientes, proveedores, cuentas asientos, cuentas contables, crear respaldos, restaurar respaldos, etc.

Es ideal que en un entorno de redes o cuando el sistema será utilizado por más de una persona, se definan los distintos usuarios que van a acceder al sistema y crear limitaciones de los mismos a través de los “perfiles de acceso”.

Los perfiles de acceso pueden impedir o no el acceso a una opción del menú o puede inhabilitar una opción en particular sobre ciertos datos, por ejemplo: puede evitar que el perfil de acceso llamado “auxiliar” incluya, modifique o elimine empresas. Adicionalmente puede impedir que ese mismo perfil tenga acceso al menú principal de “Configuración y mantenimiento” para evitar que esos usuarios vean los datos de los perfiles creados, cambien sus propiedades o configuraciones delicadas del sistema.

Los usuarios y perfiles de acceso son opciones que se encuentran en el módulo de Configuración y Mantenimiento, menú Archivos.

Sugerimos acceder a esas opciones y visualizar la ayuda asociada presionando la tecla F1 dentro de cada sistema.

Seguridad de sus datos

Indistintamente si usted es un usuario novato, experto o cuenta con un grupo de trabajo amplió o trabaja usted solo, le recordamos que es de su entera responsabilidad salvaguardar y proteger los datos que se generen en los sistemas MicroTech.

Tomando en cuenta lo anterior, le sugerimos muy profusamente que realice respaldos con la mayor frecuencia posible.

Nuestros sistemas cuentan con opciones propias para realizar respaldos de sus empresas, bien sea de una, un grupo de ellas o todas. Más información en el siguiente artículo: Respaldo de datos.

Es importante recordar que la única forma que existe para recuperar datos en los sistemas MicroTech es a través de un respaldo de datos creado únicamente por el sistema.

Si usted copia los datos manualmente (así como copia un archivo de Word o Excel) el sistema no podrá interpretar esos datos cuando usted lo requiera, debe realizar obligatoriamente los respaldos con las opciones del sistema.

Sin embargo, no está demás realizar copias manuales de sus datos para añadir una seguridad “extra” que, en caso de requerirlo por emergencia, puede solicitar nuestros servicios para convertir esos datos externos en un respaldo que el sistema pueda procesar. Si por ejemplo usted desinstala erradamente el sistema y no posee respaldo, puede contactarnos para indicarle los pasos a seguir para intentar recuperar sus datos. Más información en el siguiente artículo: Recuperar la información sin respaldo.

Si usted utiliza Windows 7 o superior, puede aprovechar la existencia de una opción en ese sistema operativo llamada “tareas programadas”, esta le permite ejecutar, en el momento que usted lo programe, las instrucciones necesarias para completar cualquier procedimiento sin necesidad de la intervención humana.

Esta opción se puede configurar para que en los horarios que usted decida, se realicen respaldos automáticamente de los sistemas, evitando que el personal encargado o usted mismo se olvide de ellos y le ocasione pérdida de datos en caso de cualquier imprevisto.

El artículo que describe los pasos para crear un respaldo de datos incluye las instrucciones que usted requiere colocar en las tareas programadas de Windows para  crear respaldos automatizados.

Si tiene dudas sobre el uso de las tareas programadas, sugerimos buscar en Google o consultar con su técnico de confianza.

Muy importante sobre los respaldos de datos

El sistema incluye respaldos automáticos cada 15 días aproximadamente por seguridad del usuario, sin embargo estos respaldos son almacenados en el mismo espacio de almacenamiento donde está instalado el sistema, o sea, en el disco duro de su equipo o del servidor.

Adicionalmente algunos usuarios realizan sus propios respaldos de seguridad en el mismo espacio de almacenamiento, principalmente por la facilidad que esto representa.

Tomando en cuenta lo anterior, debe entender que si el disco se daña o si existe un evento de fuerza mayor, perderá tanto los datos del sistema como todos los respaldos que haya creado en ese disco o pc, o sea no le servirá de nada el tiempo invertido para crear sus respaldos.

Es por ello que le sugerimos enérgicamente que realice los respaldos hacia medios de almacenamiento externo, los cuales puedan ser retirados eventualmente del PC y evitar que eventos inesperados afecten también los respaldos realizados.

Para reforzar lo anterior, puede apoyarse en cualquier sistema de almacenamiento automático en la nube, como Google Drive, One Drive o similares, para que sus respaldos, una vez guardados en su disco duro local, se suban automáticamente a la nube.

Para ello primero debe instalar las herramientas requeridas por esos programas y luego dirigir los respaldos automatizados hacia las carpetas que esos programas creen.

Si tiene dudas sobre el uso de esos programas sugerimos buscar en Google o consultar con su técnico de confianza.

Antivirus

Últimamente algunos antivirus están generando falsos positivos sobre nuestros sistemas, bien sea sobre el programa que instala y actualiza los sistemas o sobre el ejecutable de cada sistema.

De acuerdo al antivirus y la configuración que su técnico haya realizado, algunos de estos programas proceden a ELIMINAR o MOVER los archivos antes mencionados automáticamente sin la intervención del usuario o con mensajes bastantes confusos, trayendo graves consecuencias y hasta la pérdida de datos.

Tomando en cuenta lo antes mencionado, sugerimos evaluar muy bien las políticas de su antivirus y generar reglas de exclusión -en cada equipo que utilice nuestros sistemas- para los siguientes elementos:

  1. Descargas realizadas desde nuestra página web www.MicroTech.com.ve
  2. Los instaladores de nuestros sistemas, que a la fecha son: instalador_contable.exe y el instalador_tributario.exe
  3. Excluir la carpeta madre donde están instalados los sistemas: \MicroTech.

Insistimos, el no evaluar su antivirus le puede ocasionar pérdida de tiempo, pagos innecesarios a su técnico o a los nuestros y hasta la pérdida de información en el peor de los casos.

Y como siempre, haga respaldos frecuentes, es por su seguridad.

Dudas sobre el uso de los sistemas o solución de detalles

Si posee inquietudes sobre los sistemas, desconoce el uso de determinada ventana o considera que existe algún detalle que deba ser solventado, le pedimos nos contacte a través del correo electrónico de soporte o preferiblemente envíe un ticket de soporte desde la dirección www.MicroTech.com.ve/soporte

Nuestra principal meta es que nuestras herramientas cumplan su función y que usted pueda utilizarlas a plenitud para obtener de ellas el máximo provecho.

Es por ello que le sugerimos no quedarse con dudas, recuerde que hasta el momento de redactar este artículo, las consultas no tienen costo, así que saque partido de ello.

Tenga presente que toda consulta enviada a nuestro correo de soporte es convertida automáticamente a un ticket de soporte, de esta forma las consultas y nuestras respuestas quedan encadenadas y asociadas a través de un código, permitiéndole a usted visualizar fácilmente el hilo de la conversación y nos ayuda a optimizar nuestros recursos, ofreciendo de esta forma mayor calidad de servicio.

Cuando nos contacte por favor sea lo mas explicito posible y si su detalle está relacionado con la información almacenada, por favor adjunte el respaldo de una sola empresa a su comunicado.

Le sugerimos ampliar su conocimiento sobre los tickets de soporte leyendo el siguiente artículo: Tickets de soporte técnico.

Renovaciones anuales

Cuando usted adquiere la licencia de uso del sistema, cuenta con actualizaciones gratuita durante 365 días incluyendo la fecha de compra, esto quiere decir que si adquiere el sistema el 01/01/2000, puede actualizar el sistema con versiones que tengan fecha del 31/12/2000 o menor.

A partir del segundo año usted puede, si así usted lo requiere, cancelar una anualidad la cual denominamos "póliza de actualización". Esta anualidad le permite extender por un año mas la posibilidad de actualizar su sistema.

Como las mejoras son acumuladas a la fecha actual, las anualidades también. Si usted deja de cancelar dos años y desea una actualización del sistema reciente, debe cancelar esos dos períodos no cancelados.

Si realiza el pago a tiempo cuenta con algunas ventajas, tales como:

  • Obtener descuentos por pronto pago sobre la renovación
  • Obtener descuentos al adquirir licencias adicionales
  • Obtener descuentos en nuestros servicios
  • Participar en promociones

Tenga presente que si usted no ha cancelado las pólizas no debe actualizar el sistema con una revisión superior a la que le corresponde, tomando el ejemplo anterior, esto quiere decir que no debe actualizar el sistema con una fecha de revisión mayor al 31/12/2000. Si lo hace y el sistema cambia a modo demostrativo, no le podremos otorgar la clave.

Si desea mas información sobre el tema anterior, haga clic en Pólizas de actualización.

Asegúrese de recibir nuestros comunicados

Para asegurar la recepción de nuestros comunicados, le sugerimos añadir a la libreta de contactos de su correo electrónico las siguientes direcciones de correo desde donde posiblemente pueda recibir información nuestra (sustituya el signo # por @ en las direcciones):

  • ventas#microtech.com.ve
  • soporte#microtech.com.ve
  • notificaciones#microtech.com.ve

Si usted no añade esas direcciones a su libreta de direcciones, es muy posible que cualquier correo que le enviemos llegue a la llamada carpeta de correos no deseados, evitando así su lectura oportuna.

Sugerencias finales

Si el sistema es cerrado de forma abrupta, bien sea por problemas de Windows, de su PC, de la red, eléctricos o del propio sistema, sugerimos realizar mantenimiento de esa empresa desde las opciones internas del sistema. Esta opción se encuentra en el módulo de Configuración y Mantenimiento -> Utilidades.

En el caso del sistema Contable, sugerimos realizar adicionalmente una reconstrucción de saldos, de esa forma se puede normalizar cualquier valor que no se haya podido actualizar correctamente debido a la interrupción. Esta opción se encuentra en el módulo de Configuración y Mantenimiento -> Utilidades.

Realice respaldos frecuentes, es por su seguridad.

 
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Detalles del artículo
ID de artículo: 47
Categoria: Consultas técnicas
Fecha de alta: 28-08-2018 20:27:29
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