El plan de cuentas muestra una cuenta con la descripción ** Cuenta recuperada **
Cada movimiento contable registrado en un comprobante está asociado con una cuenta contable incluida en el plan de cuentas.
Cuando un usuario intenta modificar o eliminar el código de una cuenta contable en el plan de cuentas, el sistema debe validar que esa cuenta no tenga saldo y no tenga movimiento en ninguno de los períodos trabajados con el sistema.
En algunas versiones viejas del sistema no se estaba aplicando estrictamente esa validación (por error de programación), por esta razón, una cuenta que iniciaba con saldo cero en un período (pero con movimiento en períodos previos), podía ser eliminada del plan de cuentas y se continuaba el trabajo con normalidad a partir de allí.
Siguiendo con el ejemplo anterior, si por alguna razón se seleccionaba un período previo y se emitía un Balance general, se obtenía como resultado un descuadre de saldos, porque la cuenta eliminada si tiene saldo en ese período seleccionado y por consiguiente, al ser parte del Balance y no aparecer (porque fue eliminada en un período posterior), se generaba un descuadre.
En los casos de descuadres en los balance, se recomienda una reconstrucción de saldos, porque generalmente estos inconvenientes suceden cuando hay fallas eléctricas o cuelgues de Windows con el sistema abierto.
El proceso de reconstrucción de saldos evalúa cada movimiento contable y recalcula su saldo, sin embargo, al encontrar una cuenta contable con movimiento pero que no está en el plan de cuentas, el sistema la incluye en el plan de cuentas bajo el nombre “Cuenta recuperada”. Le coloca ese nombre porque el nombre real es desconocido para el sistema.
La solución a estos casos pasa por:
- Actualizar el sistema
- Evaluar el contenido del movimiento contable y determinar cuál es la cuenta correcta que debe tener registrado ese movimiento.
- Reversar todos los períodos cerrados en el sistema.
- Utilizar el proceso de “Reasignar cuentas” para llevar todo el movimiento contable de esa cuenta recuperada hacia la cuenta "correcta". La opción “Reasignar cuentas” está en el módulo de Contabilidad histórica menú Utilidades.