Pautas para efectuar asiento contable de inventario y actualizar el costo de ventas
Es preciso acotar que la estructura a utilizar para actualizar el costo de venta en el sistema MicroTech Contable, es la misma que se presenta en el Estado de Resultado (GyP) apegado a los principios de contabilidad, indicados en las Normas Internacionales (NIC).
Estructura ejemplo de la composición básica del costo de venta en un estado de resultado financiero:
| Cuenta | Debe | Haber |
| Inventario inicial (+) | 222 | |
| Compra de mercancía | 333 | |
| Mercancía disponible | 555 | |
| Inventario final (-) | 111 | |
| Costo de ventas | 444 |
Estructura sugerida del Costo de Ventas en el plan de cuentas del sistema MicroTech Contable.
Para que el sistema MicroTech Contable refleje fielmente el costo de ventas en el Estado de Resultados (Ganancias y Pérdidas), el Plan de Cuentas en el grupo de Egresos / Costos debe seguir esta jerarquía:
| Código ejemplo | Nombre de la cuenta | Naturaleza | Función |
| 5.01.01 | Inventario inicial | Deudora | Suma al costo de ventas (+) |
| 5.01.02 | Compras de mercancías | Deudora | Suma al costo de ventas (+) |
| 5.01.03 | Gastos de importación / fletes | Deudora | Suma al costo de ventas (+) |
| 5.01.99 | Inventario final | Acreedora | Resta al costo de ventas (-) |
Con base a las cuentas sugeridas arriba, el asiento contable sugerido lo podemos dividir de la siguiente forma:
(1) Al inicio del ejercicio: Para trasladar el inventario que quedó en activos en el período anterior, hacia el período actual como "inventario inicial" del costo de ventas:
Descripción: Para registrar la apertura del inventario inicial de mercancías en el presente ejercicio
5.01.01 Inventario Inicial de mercancías XXX 1.01.01 Inventario de mercancías (final ejercicio anterior) XXX
(2) Antes del cierre para actualizar el costo de ventas: Una vez realizado el conteo físico, se debe registrar cuanto quedó en existencia para "sacarlo" del costo y llevarlo al activo:
Descripción: Para registrar el inventario final de mercancías del presente ejercicio
1.01 Inventario de mercancías XXX 5.99 Inventario final de mercancías XXX
De esta manera se actualiza el costo de venta quedando el inventario final como disponible para el próximo ejercicio contable, es por ello que debe figurar en el Estado de Situación, por ser la contrapartida del registro del inventario final que afecta la actualización del costo de venta al cierre.
Tomando en cuenta que la actualización del costo de ventas se realiza a través de un asiento contable, el usuario puede efectuar el registro cuando así lo requiera.
Notas:
- Es importante aclarar que lo anterior es una sugerencia básica para el "cruce" de las cuentas de inventario entre el balance y el estado de resultados. De acuerdo a la complejidad de la empresa, puede ser requerido crear nuevas cuentas para manejar otros detalles.
- De igual forma, el código de cuentas es "sugerido" y no tiene que contar con los mismos dígitos en la cuenta principal o las sub cuentas. Son sugerencias para estructurar el ejemplo antes descrito.